Narew, 1 kwietnia 2019 r.

Or. 271.4.2019.

ZAPYTANIE OFERTOWE

na realizację zamówienia o wartości szacunkowej poniżej równowartości 30 000 EURO Wójt Gminy Narew zaprasza do składania ofert na:

„Wykonywanie zadań Inspektora Ochrony Danych w Gminie Narew”,

1. w jednostkach organizacyjnych gminy jak niżej:

• Urząd Gminy Narew,
• Zespół Szkolno – Przedszkolny w Narwi;
• Narwiański Ośrodek Kultury w Narwi,
• Gminna Biblioteka Publiczna w Narwi,
• Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Narwi,

w następującym zakresie:

1. Przedmiot zamówienia.

Wykonywanie zadań Inspektora Ochrony Danych w Urzędzie Gminy Narew i ww. jednostkach organizacyjnych gminy. Zamawiający oczekuje, iż Wykonawca przy współpracy z pracownikami jednostek organizacyjnych będzie czuwał nad wykonywaniem przez ww. jednostki zadań z zakresu ochrony danych osobowych (Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, zwanych dalej - RODO, ustawy o ochronie danych osobowych, zwanej dalej UODO i będzie wykonywał zadania IOD, a w szczególności zakres usług będzie obejmował:

świadczenie usług Inspektora Danych Osobowych od dnia 15 kwietnia 2019 r. do dnia 31 kwietnia 2020 r.

Szczegółowy zakres zadań stanowi załącznik nr 1 do projektu umowy (stanowiącej załącznik nr 2 do umowy).

Zamawiający w toku wykonywania przez Wykonawcę zadań IOD będzie przygotowywał wszelkie dokumenty W zakresie upoważnień do przetwarzania danych osobowych, aktualizować będzie rejestr tych upoważnień, rejestr czynności i innych 1dokumentów pod nadzorem IOD. Dokumenty będą przetwarzane i gromadzone w Urzędzie Gminy Narew i wymienionych wyżej jednostkach organizacyjnych gminy.

2. Termin wykonywania zadania.

Od dnia podpisania umowy przez okres 12 miesięcy (z możliwością dalszej współpracy).

3. Warunki udziału w postępowaniu.

O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

• są zdolni do wykonania przedmiotu zamówienia i spełniają warunki w zakresie posiadania:

1. kompetencji lub uprawnień do prowadzenia działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów oraz złożą dokumenty potwierdzające posiadane kompetencje,
2. zdolności technicznej lub zawodowej - złożą w tym zakresie oświadczenie na formularza ofertowym, iż posiadają wiedzę i doświadczenie w wykonywaniu przedmiotu zamówienia i wykażą, iż świadczyli usługę Inspektora Ochrony Danych co najmniej pół roku albo doradzali przy wdrożeniu RODO. Zdolność zawodowa (doświadczenie) dotyczy Wykonawcy (podwykonawcy, osób/osoby), która bezpośrednio będzie wykonywała przedmiot zamówienia (przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi są lub były wykonywane (jednostki samorządowe). (W przypadku usług nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert);

2)    złożą formularz oferty według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.

4. Kryteria oceny ofert.

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najkorzystniejszy bilans kryterium ceny i kryterium doświadczenia, przy czym Zamawiający ustala dla:

• Cena - 70 pkt (liczone w następujący sposób: cena minimalna/cena badana x 70 pkt). Cena oferty obejmuje wszystkie koszty ogółem związane z przedmiotem zamówienia łącznie z ewentualnym dojazdem do siedziby jednostki (z podziałem na opłaty ujęte w formularzu ofertowym);
• Doświadczenie - 10 pkt, w tym kryterium Zamawiający przyzna maksymalnie:

1. 10 pkt, o ile Wykonawca posiada doświadczenie w świadczeniu usługi Inspektora Ochrony Danych Osobowych przez okres co najmniej pół roku albo doradzał przy wdrożeniu RODO w co najmniej 5 podmiotach,
2. 5 pkt, o ile Wykonawca posiada doświadczenie w świadczeniu usługi Inspektora Ochrony Danych Osobowych przez okres krótszy niż pół roku albo doradzał przy wdrożeniu RODO w mniej niż 5 podmiotach;

• Wiedza - 20 pkt, w tym kryterium Zamawiający przyzna maksymalnie:

1. 20 pkt, o ile Wykonawca posiada ukończone wyższe studia prawnicze oraz ukończone studia podyplomowe kierunkowe z zakresu ochrony danych osobowych (za takie uważane będą studia ABI albo IOD) albo z zakresu zarządzania bezpieczeństwem informacji oraz pełnienia funkcji ABI/IOD,
2. 10 pkt, o ile Wykonawca posiada ukończone co najmniej studia podyplomowe kierunkowe z zakresu ochrony danych osobowych (za takie uważane będą studia ABI albo IOD) albo z zakresu zarządzania bezpieczeństwem informacji,
3. 5 pkt, o ile Wykonawca posiada ukończone co najmniej 2 szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych zgodnie z RODO.

Ocenie poddane zostanie doświadczenie Wykonawcy (podwykonawcy, osób/osoby), który bezpośrednio będzie wykonywać przedmiot zamówienia (przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi są lub były wykonywane. W przypadku usług nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert).

5. Termin i miejsce składania ofert.

Oferty należy składać do dnia 12 kwietnia 2019 roku do godz. 13.00:

• osobiście, korespondencyjnie (z dopiskiem: „Wykonywanie zadań Inspektora Ochrony Danych w Gminie Narew”) w siedzibie Zamawiającego (Urząd Gminy Narew, A. Mickiewicza 101, 17-210 Narew), lub
• pocztą elektroniczną na adres: narew@narew.gmina.pl (z tytułem w polu „Temat”: „Wykonywanie zadań Inspektora Ochrony Danych w Gminie Narew”).

6. Osobą uprawnioną do kontaktu w sprawie niniejszego postępowania jest:

Pan Wojciech Popławski, tel. (85) 68116743, e-mail: wpoplawski@narew.gmina.pl

7. Warunki finansowania.

1)    za wykonanie przedmiotu zamówienia ustala się wynagrodzenie ryczałtowe z uwzględnieniem należnego podatku VAT zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług chyba, że Wykonawca nie jest podatnikiem VAT;

3)    zapłata za wykonanie usługi zgodnie z postawionymi warunkami zamówienia następować będzie miesięcznie - w miesiącu następującym po miesiącu świadczenia usługi przelewem w ciągu 14 dni licząc od dnia otrzymania faktury;

4)    faktura wystawiona będzie na:

5)    Faktura płatna będzie na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze.

8. Warunki rozpatrzenia oferty.

• złożenie oferty, w terminie i miejscu wskazanym w ogłoszeniu, podpisanej przez upoważnioną osobę. Wykonawca, który złożył ofertę w formie elektronicznej przed podpisaniem umowy złoży ofertę w oryginale lub złoży podpis na wydruku oferty przesłanej elektronicznie;
• zaoferowanie wykonania zamówienia spełniającego wymogi niniejszego postępowania poprzez złożenie stosownego oświadczenia na formularzu ofertowym, spełnienie warunków pozwalających wykonać zamówienie, tj. w zakresie posiadania:

1. kompetencji lub uprawnień do prowadzenia działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów,
2. zdolności technicznej lub zawodowej opisanej, jako minimum wymagań w pkt 3;

3)    złożenie oświadczenia w zakresie spełniania warunku zdolności zawodowej, opisanej w pkt 3. 1 poprzez wskazanie odpowiednich świadectw ukończenia studiów podyplomowych, dyplomów ukończenia studiów wyższych, certyfikatów albo zaświadczeń o ukończeniu szkoleń dowodów wykonania / wykonywania usług wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających, że usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były lub są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów np. tajemnica zawodowa chroniona ustawowo) - oświadczenie wykonawcy. W przypadku usług nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

Złożone w tym zakresie dowody posłużą również do oceny Wykonawcy w kryterium doświadczenia i wiedzy (max. odpowiednio do 10 pkt, do 20 pkt).

9. Informacje dodatkowe.

1)    Zamawiający odrzuci oferty niespełniające warunków ogłoszenia;

2)    w przypadku ustalenia najkorzystniejszej oferty/ofert Zamawiający podejmie dalsze negocjacje z Wykonawcą w zakresie ustalenia szczegółów zamówienia i związanych z podpisaniem umowy;

3)    złożenie oferty nie powoduje powstania wzajemnych zobowiązań pomiędzy stronami do czasu ostatecznej decyzji podjętej przez Zamawiającego w zakresie podpisania umowy;

4)    Zamawiający może zaniechać dalszego prowadzenia postępowania w ramach niniejszego ogłoszenia w przypadku nie wpłynięcia żadnej oferty lub złożenia ofert nie spełniających warunków ogłoszenia lub zaproponowania ceny przekraczającej możliwości finansowe Zamawiającego;

5)    Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany warunków lub odwołania postępowania bez podawania przyczyn - zgodnie z art. 70¹ § 3 Kc.

10. Wybór oferty nastąpi najpóźniej w dniu 12 kwietnia 2019 r.

Załączniki:

1. Formularz oferty.
2. Wzór umowy o świadczenie usług.